جلوتر از زمان حرکت کنید

1- مقدمه

آیا تا به حال احساس نکرده‌اید مانند خرگوش سفید در داستان آلیس در سرزمین عجایب هستید؟ ... همیشه در عجله‌اید اما هرگز به آنچه که می‌خواهید نمی‌رسید. آیا شما هم ساعات طولانی کار می‌کنید ولی همیشه این حس را دارید که اهدافتان در حال گریز هستند؟

وقتی حمایت از کارکنان کاهش می‌یابد فشار کار هجوم می‌آورد و آنها مجبور می‌شوند سخت‌تر، طولانی‌تر و سریع‌تر کار کنند. مدیریت زمان و رویه واگذاری بخشی از وظایف کاری به همکاران، دیگر یک موضوع تجملی نیست. این مهارت‌های اساسی ابقاء شده‌اند. افزایش معلومات و تجربیات و استفاده از روش‌های مدیریت زمان باعث افزایش کارآیی و پیشرفت سریع و مستمر در محل کار می‌شود.

2- تعیین اهداف

قبل از این که بخواهید جزئیات مدیریت زمان را مشخص نمایید، می‌بایست به یک چشم‌انداز گسترده نگاه کنید. پایه و اساس کار داشتن یک شناخت صحیح از اهداف و اولویت‌هاست. سپس به جای آشفتگی و تغییر مسیرهایی که باعث می‌گردد از موضوع اصلی منحرف و در نتیجه ناامید شوید می‌توانید فعالیت‌های روزانه را برای پیشبرد اهداف تنظیم کنید. وقتی اهداف را مشخص می‌کنید ویژگی‌های زیر را در نظر داشته باشید:

• اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری، دستیابی و زمان‌بندی باشند.
• اهدافی را مد نظر قرار دهید که شما را در حد اعلای انگیزه‌دهی قرار می‌دهد و امکان بروز قابلیت‌هایتان را فراهم می‌سازد.

ضروری است که از ابتدا با حس دستیابی به موفقیت شروع به فعالیت کنید و این امر تنها با تعیین اهداف در حیطه منابع، بودجه، چارچوب زمانی و محدودیت‌های سازمانی امکان پذیر است. هنگامی که اهداف کاری را مشخص کردید آنها را در مقوله‌های ذیل سازماندهی کنید:

• اهداف بلند مدت (شش ماه تا یک سال)
• اهداف میان مدت (یک تا شش ماه)
• اهداف کوتاه مدت (روزانه، هفتگی، ماهانه)

سه هدف اصلی را در هر مقوله به ترتیب اهمیت بنویسید. برگه اهداف را در دسترس بگذارید و در آغاز و پایان هر روز کاری به آن مراجعه کنید. آیا وظایفی که به آنها معطوف شده‌اید در راستای اهداف توضیح داده شده است؟ آیا کمک می‌کنند که به اولویت‌هایتان برسید و آنها را کامل کنید؟ همیشه کارهای اداری اضافی و غیرقابل پیش بینی که به طور خودکار سر می‌رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز کاری (در حدود 80 درصد) باید به فعالیت‌هایی که مربوط به اهداف است، اختصاص پیدا کند.

اگر می‌بینید بخش عمده‌ای از وقتتان صرف کارهایی می‌شود که در رسیدن به اولویت‌ها کمک نمی‌کند یک ارزیابی مجدد و جدی ضروری است. به عقب برگردید و عواملی را که باعث اتلاف وقت می‌شود شناسایی کنید. راه‌هایی را جستجو نمایید که این مزاحمت‌ها را از بین می‌برد و تلاش نمایید تا کارها را به صورت مناسب بین نیروهای کاری تقسیم کنید.

3- تحلیل عوامل اتلاف وقت

اغلب اوقات اتلاف کننده‌های وقت، روز ما را به هم می‌ریزند و مانع از این می‌شوند که ما روی اهدافمان تمرکز کنیم. در حالی که با ناامیدی احساس می‌نمایید در زمان گیر افتاده‌اید با یک یا چند تغییر ساده می‌توانید عوامل اتلاف وقت را از بین ببرید. برای مدتی درنگ نموده و آنچه را که مهم‌ترین استفاده از وقت‌تان به حساب می‌آید، بررسی کنید. سپس عامل ویژه‌ای را که ممکن است در این استفاده ترجیحی از وقت دخالت کند، مشخص سازید.

3-1- مهمترین عوامل اتلاف وقت

• جلسات غیر ضروری
• میز یا محدوده کار نابسامان
• تلفن‌های غیرضروری
• صرف وقت زیاد برای پاسخگویی به نامه‌ها
• دسته بندی اوراق بیش از یک بار در روز و صرف زمان طولانی برای سازماندهی آنها
• مشکل داشتن با تکنولوژی(اختلال در کار کامپیوترها)
• صرف وقت زیاد در ترسیم برنامه‌های کاری برای دیگران
• اختصاص زمان طولانی به برنامه ریزی
• اختصاص زمان طولانی به تحلیل اشتباهات
• اختصاص زمان طولانی به پروژه مستندسازی
• تلاش بیهوده برای جلب توجه دیگران به کارهای انجام شده
• انجام کارهایی که می‌توان به دیگران محول نمود.
• انجام کار بدون بازده در اوج خستگی
• تغییر برنامه زمان بندی سفرها
• تغییر اولویت‌ها به خاطر تغییر مدیریت‌ها

لیست عوامل اتلاف وقت را بررسی و مواردی را که با آن مواجه هستید، علامت بزنید. سپس مهم ترین آنها را از 1 تا 5 شماره گذاری کنید. شماره 5 نامناسب ترین وضعیت است.

شاید انرژی و حواس شما صرف جلسات غیرضروری و کارهای اداری بی‌پایان می‌شود. جلساتی را که باید در آن شرکت کنید، بررسی نمایید. بدون این فرض خودکار که حضورتان در جلسات مورد نیاز است، از مسئولان درباره نقشتان در جلسات سئوال کنید. خواهید دید که اغلب اوقات حضورتان ضروری نیست. هم چنین بپرسید آیا امکانش هست جلسات را بعدازظهرها برگزار کنند تا صبح‌ها را برای کاری که فکر خلاق می‌خواهد، کنار بگذارید. به عنوان یک شرکت کننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شوید.

ممکن است بخش عمده‌ای از وقت تان صرف خواندن و پاسخ دادن به نامه ها (به خصوص نامه‌های الکترونیکی) شود. از همکارانتان درخواست کنید که رونوشت همه نامه‌ها را برایتان ارسال نکنند، مگر آن که اطلاعات آنها مستقیماً مربوط به شما باشد. هم چنین به آنها بگویید به نامه‌ای پاسخ نمی‌دهید مگر این که واقعاً نیاز به پاسخ داشته باشد. پیشنهاد کنید فرستنده‌های نامه‌ها بیشتر از جزئیات، روی محتوا و چارچوب زمانی برای پاسخگویی تمرکز نمایند و مهم‌تر از همه این که قاعده‌ای برای بررسی نامه‌ها بگذارید. به عنوان مثال بیشتر از یک بار در روز سراغ نامه‌ها نروید. البته در برخی مواقع این امر امکان پذیر نیست. اما این اصل را تعیین کنید تا مطمئن شوید که فرایند افکارتان دائماً با مانع مواجه نمی‌شود. گاهی اوقات ساده‌ترین تغییرات یک اثر عمیق دارد.

3-2- کاهش وقفه‌ها و نگهداری تمرکز با اجرای چند اصل ساده

• تمام تماس‌های تلفنی انجام شده را مرور کنید و برای پاسخگویی به آنها وقت مشخصی اختصاص دهید.
• افراد را تشویق کنید که مسئله کاری خود را از طریق پست صوتی یا پست الکترونیکی با شما در میان بگذارند.
• پیام‌های کتبی و الکترونیکی را در یک محدوده زمانی مشخص بررسی کنید.
• از افراد بخواهید که نامه‌های الکترونیکی غیر ضروری را برای شما نفرستند.
• هر روز را با ملاقات کوتاه همکاران آغاز نمایید. سپس یک دوره کاری بدون وقفه داشته باشید و به افراد بگویید چه موقع در دسترس خواهید بود.
• در مکالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلی بپردازید. به عنوان مثال با گفتن این عبارات «آنچه را که باید درباره آن بحث کنیم این نکته است» یا «یک مورد دیگر قبل از این که شما بروید» که نشان می‌دهد شما می‌خواهید گفتگو را تمام کنید.
• افراد پرگو را با گفتن این عبارت متوقف کنید: «من چه کاری می‌توانم برای شما انجام دهم؟»
  یک شوخی کوچک را تجربه کنید: وقتی شخصی می‌گوید امکان دارد یک دقیقه وقتتان را بگیرم؟ بگویید حتماً و با خنده زمان‌سنج را برای اندازه گیری یک دقیقه تنظیم کنید.
• از بهمن کاغذ فرار کنید.

3-3- برگه‌ها و اسناد

بسیاری از اوقات اوراقی که دور و بر ماست مانع تمرکز بر روی اولویت‌ها می‌شود. هیچ قاعده کلی برای این که چگونه اوراق را مدیریت کنیم، وجود ندارد. این موضوع بستگی به روش خود فرد دارد. بعضی از افراد اگر به وسیله مقدار زیادی از مواد خواندنی محاصره شوند احساس راحتی می‌کنند در حالی که افرادی هم هستند که تنها یک میز خلوت زمینه ساز افکار واضح آنها می‌شود. مهم است که از تمایل و سطح رضایت خود آگاه شوید و یک سیستم را برای سازماندهی اوراق توسعه دهید.

البته اگر وقت ارزشمندی را در جستجوی اسناد هدر می‌دهید و مجبورید بارها و بارها اوراق را تفحص کنید، اتخاذ یک روش جدید مورد نیاز است. این رویه را امتحان کنید: اگر تعیین محل سند بیش از 30 ثانیه طول کشید، باید سیستم را تغییر دهید. به جای آن که اجازه دهید کارهای عقب افتاده اداری باعث ترافیک روی میزتان شود، هر قطعه کاغذ را ارزیابی کنید و مشخص نمایید که آیا باید آن را کنار بگذارید، از آن استفاده نمایید و یا فوراً آن را بایگانی کنید.

کم‌توجهی به سیستم بایگانی مدارک می‌تواند شما را گرفتار سازد. اگرچه ممکن است شما برای بایگانی و دسترسی به مدارک به کارمندان اجرایی تکیه کنید، اما بهتر است یک سیستم مخصوص به خودتان داشته باشید. در این صورت اگر یکی از همکاران در دسترس نباشد، خود را در پیدا کردن سندی که به آن نیاز فوری دارید، ناکام نمی‌بینید. ضمناً همکارانتان را هم تشویق کنید که از یک رویه سیستماتیک برای تسهیل دسترسی و اجتناب از اتلاف وقت در جستجو برای بایگانی استفاده نمایند.

 3-4- چند نکته برای بایگانی مدارک

• اوراق را قبل از بایگانی کردن تاریخ بگذارید.
• کاغذهای توده شده را بررسی نمایید، مواردی را که نیاز ندارید کنار بگذارید و مدارک اساسی‌تر را جایگزین آنها سازید.
• پاکت نامه‌های باز نشده را که در رابطه با کار شما نیست دور بریزید مگر این که نشانی پستی آن مشخص باشد.
• مدارک امور جاری را در قسمت جلوی قفسه پرونده‌ها بگذارید.
• پرونده‌ها را درون هر مقوله به صورت الفبایی مرتب کنید.
• 10 سانتیمتر از فضای هر قفسه را خالی بگذارید. به قدری که به اوراق آسان تر دسترسی داشته باشید.
• بر روی قفسه‌ها برچسب بزنید.
• پرونده کارهای در دست اقدام را نزدیک میزتان بگذارید.
• هر گاه یک کاغذ از پرونده‌ها بر می‌دارید روی آن یک علامت بگذارید تا بدانید که برگه بعداً باید بایگانی شود و یا از بین برود.
• یک فهرست از پرونده‌ها تهیه نمایید.

4- محیط کار مناسب

ممکن است ناگهان دریابید که توانایی‌هایتان در انجام وظایف کاهش یافته است و بعد از چند ساعتی که از زمان شروع کار می‌گذرد سردرد می‌گیرید. به محیط کار خود دقت نمایید. شاید وسایلی که با آن سر و کار دارید در وضعیت مناسبی نیست. به عنوان مثال نمایشگر رایانه هم سطح چشمتان نیست و...

برای ترویج خلاقیت و بهره‌وری یک محیط راحت و سالم ضروری است. محل کارتان را بررسی کنید تا دریابید چگونه ممکن است سطح توان جسمی و ذهنی شما را در خود حل کند. وقتی که همزمان در حال کار با سند چاپی و رایانه هستید از یک نگهدارنده سند استفاده کنید. از خم کردن مچ دست به هنگام کار با رایانه و طبیعتاً ضایعات ناشی از آن خودداری نمایید. صفحه کلید را روی یک سطح که در زیر میز به صورت کشویی حرکت می‌کند قرار دهید. صندلی و پشتی آن باید راحت باشد و تحمل وزن و حرکات شما را داشته باشد. ترجیحاً از یک زیرپایی استفاده کنید. این مسائل بسیار ساده هستند، اما متعجب می‌شوید اگر ببینید و بشنوید چگونه افرادی که می‌توانند پروژه‌های ذهنی شگفت‌انگیز اجرا کنند از اصول ابتدایی راحتی و آرامش غافلند.

5- کنترل زمان تلفن

قبل از تماس تلفنی این سؤالات را از خودتان بپرسید:

• من به چه اطلاعاتی نیاز دارم؟
• آیا این تماس سریع‌ترین راه دسترسی به اطلاعات است؟
• آیا یک نامه الکترونیکی موثرتر نیست؟
• چگونه می‌توانم این گفت وگو را کوتاه نگه دارم و به محور بحث اشاره کنم بدون این که صحبت‌ها بدساخت و ابتدایی به نظر بیاید؟

برای این که یک تماس تلفنی مؤثر باشد یک فهرست اولویت بندی شده از مواردی که باید درباره آن بحث کنید تهیه نمایید. هر مطلبی را که فکر می‌کنید در طول مکالمه به آن مراجعه خواهید کرد در دسترس بگذارید. گفت وگو را با لحن ایجاز و اختصار شروع کنید. به عنوان مثال: «من نمی‌خواهم زیاد وقت شما را بگیرم» یا «من می‌دانم که هر دوی ما خیلی گرفتار هستیم».

وقتی که نمی‌دانید مستقیماً با شخص مورد نظر صحبت خواهید کرد یا نه، برای گذاشتن پیام برنامه‌ریزی کنید. قبل از گذاشتن پیام یک نفس عمیق بکشید، سپس به صورت فشرده صحبت کنید. اگر شخصی که به او زنگ می‌زنید شما را نمی‌شناسد، ابتدا اسمتان را بگویید و اگر نام ساده‌ای نیست آن را هجی کنید، البته به آهستگی، تا شخصی که به پیام گوش می‌دهد بتواند آن را بنویسد. نام محل کارتان را هم بگویید. سپس مهم‌ترین مسئله را به طور سریع توضیح دهید. شماره تماس را دو بار ابتدا و انتهای مکالمه بگویید و اگر پاسخ نیازمند یک گفتگو است یادآوری نمایید که چه موقع در دسترس هستید.

6- واگذاری بخشی از مسئولیت‌ها

بسیاری از افراد در صورت واگذاری کار به دیگران دچار آشفتگی می‌شوند. بدون محول نمودن بخشی از فعالیت‌ها به دیگران هرگز نمی‌توانید وقتتان را تحت فرمان داشته باشید. این رویه اجازه می‌دهد روز کاری را با تأکید بر اولویت‌ها سپری نمایید. بدون اعتماد به دیگران در انجام کارها در جزئیات کم اهمیت غرق می‌شوید و قادر نخواهید بود انرژی و توانتان را به سمت اهداف هدایت کنید. چند مسئله اساسی وجود دارد که افراد را از اجرای این روش دور نگه می‌دارد. درباره موردی که مانع کار شماست فکر کنید:

• مسئله اول: «هیچ کس وظایف را آن طوری که من انجام می‌دهم، انجام نمی‌دهد.» ممکن است این مسئله حقیقت داشته باشد که برخی از وظایف پیچیده‌تر را شما انجام می‌دهید، اما احتمالاً این حقیقت ندارد که همه فعالیت‌های شما در بالاترین حد پیچیدگی است. اگر غرورتان اجازه نمی‌دهد بپذیرید فرد دیگری می‌تواند امور محوله را بهتر انجام دهد، در نظر داشته باشید که ممکن است آن شخص وظایف را به قدر کافی رضایتبخش انجام دهد.
• مسئله دوم: «هیچ کس مانند خود من این وظایف خاص را سریع انجام نمی‌دهد.» ممکن است این نکته هم حقیقت داشته باشد. اما اگر شخص دیگری می‌تواند وظایف را با توجه به فرجه زمانی تعیین شده به قدر کافی سریع انجام دهد و در روال جاری نگه دارد، پس می‌توانید بخشی از مسئولیت‌ها را به او بسپارید.
• مسئله سوم: «اگر بنا باشد من مسئله‌ای را چند بار توضیح دهم، خودم آن را انجام می‌دهم حتی با سرعت بیشتر و بهتر». ممکن است اولین بار که می‌خواهید کاری را به شخص دیگری واگذار کنید، مجبور شوید آن را توضیح دهید. هم چنین امکان دارد مجبور شوید این کار را برای بار دوم، سوم و چهارم نیز تکرار نمایید. این رویه موقتی است و همکاران به تدریج کار را یاد می‌گیرند؛ تا حدی که نیاز به توضیح بیشتری نیست و شما هم در نهایت وقت خود را ذخیره می‌کنید.

با تقسیم بندی فعالیت‌ها در سه سطح می‌توانید یک روش کاری جدید در پیش بگیرید:

(1) وظایفی که مطمئن هستید فقط خودتان می‌توانید آنها را انجام دهید.

(2) وظایفی که ممکن است شخص دیگری قادر به انجام آن در سطح قابل قبولی باشد، حتی اگر شما در انجام آن سریع تر و بهتر هستید.

(3) وظایفی که یقیناً فرد دیگر به خوبی شما قادر به انجام آن هست.

با محول نمودن وظایف سطح 3 شروع کنید. به تدریج می‌توانید شخصی را برای انجام کارهای سطح 2 آموزش دهید. این کار باعث می‌شود وقت بیشتری داشته باشید و روی اولویت‌هایتان که وظایف سطح 1 است تمرکز کنید. واگذاری مسئولیت‌ها را ضمن ارائه آموزش‌های ویژه انجام دهید. سطح واگذاری وظایف بستگی به قابلیت‌ها و تجربیات شخصی دارد که کار به او محول می‌شود. در کل صرف یک مقدار زمان بیشتر برای آموزش، وقت را برای تشریح مسائل و مرور بعدی آنها ذخیره خواهد کرد. مطمئن شوید شخصی که مسئولیت‌ها را به او می‌سپارید در مورد مسائل ذیل اطلاع کافی دارد:

• اهداف، اولویت‌ها، فرصت زمانی، اهمیت کارها
• نحوه اطلاع یابی از منابع و افرادی که می‌توان در موقع نیاز به آنها مراجعه کرد.

به خاطر داشته باشید که انگیزه اصلی در واگذاری مسئولیت‌ها به دست آوردن نتیجه مطلوب است. برای تقویت روحیه کاری، در محدوده‌های مشخص برای همکاران مسئولیت‌های جدید تعریف کنید و به منظور نشان دادن اعتماد به توانایی‌های ایشان، منابع و امکانات کافی برای انجام کار فراهم نمایید و یا توضیح دهید چگونه می‌توانند به آن منابع دسترسی پیدا کنند. در مورد بازتاب‌ها و مسائل مربوط به کار سؤال کنید و صبور باشید. به کسی که مسئولیتی را واگذار نموده‌اید زمان کافی بدهید تا سرعت بگیرد.

صرف وقت کم در آموزش زیان‌های اساسی به همراه خواهد داشت. گاهی اوقات محول نمودن مسئولیت یک ذخیره کننده فوری وقت است و گاهی یک سرمایه گذاری درازمدت است. اما در نهایت صرف وقت بیشتر روی اولویت‌ها و اهداف، همیشه یک سرمایه گذاری ارزشمند است و اصول هدایتی ذکرشده پشتیبان شیوه‌های مدیریت زمان است.