4- چگونگه یک سیستم ERP را انتخاب نمائیم

بمنظور پیاده سازی موفق سیستمهای ERP کاربران بایستی نیازها و فرآیندهای بحرانی کسب و کار خود را به خوبی درک نمایند. ندانستن وضعیت کنونی کسب و کار در امورها و عدم آگاهی از نقاط سوق الجیشی موجود در شرکت، هرگونه پیاده سازی را در آینده ای نزدیک به شکست مبدل خواهد ساخت. اشراف به این نکات میتواند در شناخت و تهیه یک Long List از فروشندگان جهت حضور در انتخاب بسته ERP مناسب و درخور سازمان، کمک شایانی کند. لازم بذکر است که، برتری ERPهای پیشنهادی بایستی با آزمودن نرم افزار بر روی صنعت مورد نظر و آن هم با دیدگاه عمودی مشخص گردد.

ضوابط سطح بالای مشروح در زیر، هر کدام شامل تعداد چندصد ضابطه سطح پائین تر میباشند که میبایست بطور همزمان در خلال فرآیند انتخاب ارزیابی گردند:

عملکرد محصول (Product Functionality): ارزیابی پشتیبانی محصول از خصوصیات و عملیات (features and functions) سیستم کنونی.

تکنولوژی محصول(Product Technology) : می بایست تکنولوژی معماری محصول و محیط تکنولوژیکی که محصول میتواند بطور موفقیت آمیز در آن اجرا گردد را معین ساخت. ضوابط فرعی ای شامل معماری محصول، راهبری و قابلیت استفاده نرم افزار، پشتیبانی Platform و بانک اطلاعاتی، پشتیبانی استانداردهای نرم افزارهای کاربردی، پشتیبانی معاهدات و ارتباطات و توانائی یکپارچکی نیز در اینجا قابل اشاره هستند.

بهای محصول (Product Cost): علاوه بر هزینه های ابتدائی مالکیت محصول، بایستی هزینه های بلند مدت شامل بهای تعمیرات و نگهداری، هزینه های ارتقاء، هزینه های پیاده سازی و آموزش و نهایتاً هزینه های پشتیابانی و خدمات نیز به خوبی مورد بررسی و ارزیابی قرارگیرد.

پشتیبانی و خدمات شرکت (Corporate Service and Support): معین نمودن توانمندی فروشندگان در فراهم نمودن خدمات پیاده سازی در سطح جهانی و پشتیبانی مداوم آن.

قابلیت شرکت (Corporate Viability): ارزیابی توان مالی و مدیریتی فروشنده.

استراتژی شرکت (Corporate Strategy): ارزیابی برنامه و استراتژی فروشنده نرم افزار در قالب زمانبدیهای معین در خصوص چگونگی توسعه نرم افزار، فروش و پشتیبانی آن در یک بازار خاص.

اکثر تیم های انتخاب ERP، اهمیت شناسائی عملکرد محصول، تکنولوژی و معیارهای هزینه ها در اتخاذ تصمیم را به خوبی درک میکنند، اما اغلب اوقات، اگر چه اینها تنها معیارهائی هستند که در فرآیند اتخاذ تصمیم ایفای نقش میکنند، متعاقباً نتیجه حاصله شکست در پیاده سازی است.

برای آنکه مشخص شود که Short List از چه فروشندگانی تشکیل گردیده است، صاحبان سیستم جدید می بایستی برای ارزیابی دقیق تر نرم افزار، آنرا در تمامی مراحل سناریوی تدوین شده سازمان قرارداده، توالی و یکپارچگی آن را در فرآیندهای واقعی کسب و کار به اثبات برسانند. بعبارتی ساده تر میبایست عملیات نرم افزار برای اجرای فرآیندهای سازمان شبیه سازی گردد. باید توجه داشت که فقط پس از آنکه Short List مشخص گردید، معیار قیمت به فرآیند تصمیم گیری تزریق خواهد شد. با استفاده از اختلاف قیمتهای موجود بین محصولات، مباحث ارزشمندی در خلال مرحله انتخاب نهائی بوجود می آید که سرانجام منجر به انتخاب یک راه حل نرم افزاری با مناسبترین امکانات و به صرفه ترین قیمت می گردد.

- آنچه که باید پس از برگزیدن ERP انتظار داشت

امروزه ERPهای پیشرو، علاوه بر اینکه کلیه توابع مدیریتی سنتی شرکتها همچون سیستمهای مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و ... را پوشش میدهد،  شامل راه حل هائی همچون مدیریت داده های تولید (PDM)، سیستم مدیریت انبار (WMS)، سیستم اجرائی تولید (MES) و غیره نیز میباشند. اکنون کارائی ERPها آنچنان افزون گردیده که بتوانند بمنظور پشتیبانی از نیازهای صنایع  عمودی همانند صنایع بهداشت و درمان و خودروسازی متناسب گردتد.

اخیراً، توابع محیطی سیستمهای ERP جهت نفوذ در بازارهای همجوار خود همچون مدیریت زنجیره تامین (SCM)، مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، سیستم پشتیبان تصمیم (DSS) و تجارت الکترونیک(e-Business)  آغاز به رشد نموده و بدین شکلERP را از درونگرائی و درون نگری خارج ساخته است. از جمله وجوه ارزش های افزوده دیگری که در سیستمهای جدید ایجاد شده میتوان، پیکربندی محصول، واحدهای ارائه خدمات در محل (field Service) و خدمات خود گردان (Self Service) اینترنتی را نام برد که امکان دسترسی تعداد بیشتری از کاربران و یا شرکای تجاری را به سیستم فراهم میسازند. نهایتاً ERP میتواند روشی برای مهندسی مجدد فرآیندها (BPR) بوده، از طریق فروریختن دیوارهای بین واحدهای کاری و کاهش فعالیتهای تکراری، باعث افزایش انعطاف پذیری و پاسخگوئی هر چه بیشتر در مجموعه گردد.

خوشبختانه ERP توانسته است درجهت صرف هزینه های سنگین اخذ مجوز استفاده (License) و پیاده سازی درک عمومی مناسبی را ایجاد نماید. کاربران معمولاً بهای مجوز استفاده و هزینه های سالانه نگهداری و تعمیرات که معمولاً بین 12 تا 20 درصد بهای مجوز اصلیERP است را براساس استفاده هر نفر کاربر و یا کاربران همزمان پرداخت مینمایند. محاسبه قیمت ERP براساس ایستگاههای کاری، بنا بر میزان کاربران، تعداد ماژولهای نصب شده، ابعاد و درآمدهای شرکت بشدت تاثیر پذیر است. دامنه قمیتERP  بر اساس کاربر، میتواند از $1,000 الی $8,000 متغیر باشد (معمولاً قیمت های بالاتر برای شرکتهای بزرگتر است). امروزه سیستمهای ERP جهت حفظ بقای خود در عرصه رقابت تنگاتنگ تولید کنندگان از یک سو و کاهش تقاضای بازار به علت اشباع از سوی دیگر، با سیر نزولی مداوم در بهاء مواجه هستند. خیلی از فروشندگان پیشنهاد میکنند که خریداران، بجای خرید سنتی مجوز، از روشهای خرید مجوز بر اساس تعداد کاربر در ماه و یا تامین امکانات از بیرون سازمان(Outsourcing) استفاده نمایند. همچنین اعلام بهاء بر اساس قیمت مقطوع، قیمت براساس دفعات نصب و یا برمبنای پیکربندی ERP نیز قابل ارائه بوده و بویژه برای کاهش قیمتها در بازار، بسیار جذاب و پر طرفدار می باشند.

چرخه پیاده سازی به ابعاد شرکت، ساختار سازمانی (شرکتهائی که در یک مقر استقرار دارند و یا در چند مکان، شرکتهائی بین المللی یا داخلی) و نهایتاً ابعاد کاربردی پروژه بستگی داشته، میتواند از چندماه تا سالها به درازا بیانجامد. پیاده سازی ERP عموماً بطور میانگین بین 6 الی 12 ماه زمان نیاز دارد. براساس یک قانون، به ازای هر یک دلار نرم افزار خریداری شده، 3 الی 6 دلار دیگر جهت خرید سخت افزار در صورت عدم وجود هرگونه بستر سخت افزار، یکپارچگی با شرکتهای ثالث، مشاوره و برخی موارد مشابه دیگر صرف میگردد. اگر چه در برخی موارد هزینه های اضافی میتواند به 10 الی 15 دلار به ازای هر یک دلار صرف شده برای خرید نرم افزار برسد. عمده ترین دلایل نادیده گرفتن، اغماض و یا عدم برآورد صحیح هزینه های پیاده سازی ERP و یا تخمین مبالغی کمتر از حد واقعی، نشات گرفته از هزینه هائی همچون، آموزش، یکپارچه سازی و آزمودن برنامه ها، تبدیل و تحلیل داده ها، بازده کارکنان، آشفتگی پیاده سازی مقدماتی و غیره میباشند. مجموعه هزینه های مالکیت (TCO) بسته به اندازه و ابعاد صنعت یا شرکت بصورت درصدی از عایدات شرکت که معمولاً دامنه ای از 1/5 الی 6 درصد دارد، بالغ می گردد (معمولاً درصدهای بیشتر مربوط به شرکتهای کوچکتر میگردد).

خیلی از مشتریان پیاده سازی خود را با واحد حسابداری آغاز مینمایند، اگر چه شروع پیاده سازی با سیستمهای تولید و منابع انسانی نیز محبوبیت خاصی دارند. منافع ERP غالباً از کاستن زمان تحویل در انبارها و سفارشات، افزایش حجم تولید، کاهش هزینه های تهیه وتوزیع و غیره حاصل میگردد. هرچند، اولین بازگشت سرمایه ملموس (ROI) چندین ماه پس از پیاده سازی هویدا میگردد که در بهترین حالت هشت ماه فرض گردیده است.

1- مقدمه

2- مروری سریع بر ERP

3- آنچه که باید پس از برگزیدن ERP انتظار داشت

4- چگونگه یک سیستم ERP را انتخاب نمائیم

 1- مقدمه

در حالیکه گروهی از اندیشمندان، پایان دوران ERP را پیش بینی کرده بودند، TEC براساس یافته هائی که برگرفته از تحقیقات گسترده ونتایج حاصل از گرایشات و تمایلات تعداد زیادی از شرکتهائی بود که بعنوان نمونه مطالعاتی انتخاب شده بودند، نتایجی متناقض با این نظر و بشرح زیر را ارائه نمود:

·       ERP بعنوان ستون اطلاعاتی سازمانهای تولیدی عصر حاضر باقی می ماند. وانگهی، بدون شک سیستمهای ERP امروزی میبایست بیش از فرآیندهای سنتی ای که در درون دیوارهای سازمان محصور هستند، مورد توجه و اشاره قرار گیرند.

·      هنوز تعداد کثیری از شرکتها همچنان کارهایشان را با سیستمهای اطلاعاتی جزیره ای موروثیMRP، منابع انسانی ویا حسابداری اداره میکنند. بویژه، این مسئله در سازمانهای کوچک تا متوسط (SME) غیر متمرکز بوفور به چشم میخورد.

علاوه بر این، با وجود در دسترس بودن انبوهی از نتایج منتشره از تحقیقات، دانش عمومی در زمینه خصوصیات ERP و شاخه پیاده سازی آن، بسیار اندک میباشد. منظور ما در این مقاله، آماده سازی مطالب مختصری است تا بعنوان مرجعی برایERP بتواند راهنمای آنانی باشد که نیازمند اینگونه اطلاعات میباشند.

2- مروری سریع بر ERP

Enterprise Resources Planning) ERP) مرحله نهائی سیرتکامل تکنیکهای مدیریت تجاری و فناوری اطلاعات در چهل ساله اخیر است. تا اواسط دهه 1960، متولیان و صاحبان کسب و کار مجبور به اعتماد به مفاهیم مدیریت کالای سنتی بوده، در میان ایشان اصطلاحاتی همچون نقطه سفارش مجدد (Reorder Point ? ROP)، مقدار اقتصادی سفارش (Economic Order Quantity ? EOQ) و ... رایج و شناخته شده بود. مرحله بعدی سیر تکاملی، Material Requirements Planning (MRP)، در دهه 1970 ایجاد گردید. این سیستمها از لیست مواد و قطعات استفاده نموده، اطلاعات انبار و برنامه ریزی کلی تولید (MPS)  را بمنظور محاسبه دوره های زمانی، نیاز به مواد و ارائه پیشنهاداتی بمنظور آزادسازی موجودیهای مواد و یا برنامه ریزی مجدد سفارش آن بکار میگرفتند.

در دهه 1980، مفهوم Manufacturing Resources Planning (MRP-II) استنتاجی بود که از توسعه و گسترش MRP و از طریق یکپارچه سازی دیگر منابع شرکتهای تولیدی، بویژه در اجزائی همچون کنترل کارگاهی، حسابداری و توزیع بوجود آمد. در اوایل دهه 1990، MRP-II بسط بیشتری یافت تا بتواند فضاهای دیگری نظیر عملیات مهندسی، مالی، منابع انسانی، مدیریت پروژه و غیره را نیز پوشانده، در برگیرنده کلیه فعالیتهای درونی هر تجارت عظیم (نه تنها شرکتهای تولیدی) باشد. از اینرو، کلمه اختصاری جدید ERP رقم زده شد تا بازتابی بر این حقیقت باشد که این سیستمهای کامپیوتری جدید تکامل یافته نسل پیشین خود یعنی سیستمهای انبارداری و حسابداری صنعتی می باشند.

ERP، نسل حاضر از سیستمهای برنامه ریزی منابع میباشد که جزایر اطلاعاتی را با یک راه حل نرم افزاری جامع جایگزین نموده، تمامی توابع کاربردی سیستمهای مدیریت کلان سنتی را بصورت یکپارچه در بردارد. بعبارتی ساده تر، سیستمهای ERP از تکنولوژی بانکهای اطلاعاتی و رابط کاربر مشترک جهت کنترل کلیه اطلاعات مرتبط حول محور کسب و کار یک شرکت استفاده می نماید.  ERPبه موازات کاربردی بودن برای تشکیلات اقتصادی و مدیریت زنجیره تامین (Supply Chain Management) ، نوعاً از تکنولوژی Client/Server و اخیراً از Internet Computing Architecture ?ICA، بانکهای اطلاعاتی رابطه ای، و سیستم عامل های Unix، Windows NT، AS/400 یا حتی Mainframeها نیز بطور کامل و به خوبی پشتیبانی می نماید.