4- چگونگه یک سیستم ERP را انتخاب نمائیم
بمنظور پیاده سازی موفق سیستمهای ERP کاربران بایستی نیازها و فرآیندهای بحرانی کسب و کار خود را به خوبی درک نمایند. ندانستن وضعیت کنونی کسب و کار در امورها و عدم آگاهی از نقاط سوق الجیشی موجود در شرکت، هرگونه پیاده سازی را در آینده ای نزدیک به شکست مبدل خواهد ساخت. اشراف به این نکات میتواند در شناخت و تهیه یک Long List از فروشندگان جهت حضور در انتخاب بسته ERP مناسب و درخور سازمان، کمک شایانی کند. لازم بذکر است که، برتری ERPهای پیشنهادی بایستی با آزمودن نرم افزار بر روی صنعت مورد نظر و آن هم با دیدگاه عمودی مشخص گردد.
ضوابط سطح بالای مشروح در زیر، هر کدام شامل تعداد چندصد ضابطه سطح پائین تر میباشند که میبایست بطور همزمان در خلال فرآیند انتخاب ارزیابی گردند:
عملکرد محصول (Product Functionality): ارزیابی پشتیبانی محصول از خصوصیات و عملیات (features and functions) سیستم کنونی.
تکنولوژی محصول(Product Technology) : می بایست تکنولوژی معماری محصول و محیط تکنولوژیکی که محصول میتواند بطور موفقیت آمیز در آن اجرا گردد را معین ساخت. ضوابط فرعی ای شامل معماری محصول، راهبری و قابلیت استفاده نرم افزار، پشتیبانی Platform و بانک اطلاعاتی، پشتیبانی استانداردهای نرم افزارهای کاربردی، پشتیبانی معاهدات و ارتباطات و توانائی یکپارچکی نیز در اینجا قابل اشاره هستند.
بهای محصول (Product Cost): علاوه بر هزینه های ابتدائی مالکیت محصول، بایستی هزینه های بلند مدت شامل بهای تعمیرات و نگهداری، هزینه های ارتقاء، هزینه های پیاده سازی و آموزش و نهایتاً هزینه های پشتیابانی و خدمات نیز به خوبی مورد بررسی و ارزیابی قرارگیرد.
پشتیبانی و خدمات شرکت (Corporate Service and Support): معین نمودن توانمندی فروشندگان در فراهم نمودن خدمات پیاده سازی در سطح جهانی و پشتیبانی مداوم آن.
قابلیت شرکت (Corporate Viability): ارزیابی توان مالی و مدیریتی فروشنده.
استراتژی شرکت (Corporate Strategy): ارزیابی برنامه و استراتژی فروشنده نرم افزار در قالب زمانبدیهای معین در خصوص چگونگی توسعه نرم افزار، فروش و پشتیبانی آن در یک بازار خاص.
اکثر تیم های انتخاب ERP، اهمیت شناسائی عملکرد محصول، تکنولوژی و معیارهای هزینه ها در اتخاذ تصمیم را به خوبی درک میکنند، اما اغلب اوقات، اگر چه اینها تنها معیارهائی هستند که در فرآیند اتخاذ تصمیم ایفای نقش میکنند، متعاقباً نتیجه حاصله شکست در پیاده سازی است.
برای آنکه مشخص شود که Short List از چه فروشندگانی تشکیل گردیده است، صاحبان سیستم جدید می بایستی برای ارزیابی دقیق تر نرم افزار، آنرا در تمامی مراحل سناریوی تدوین شده سازمان قرارداده، توالی و یکپارچگی آن را در فرآیندهای واقعی کسب و کار به اثبات برسانند. بعبارتی ساده تر میبایست عملیات نرم افزار برای اجرای فرآیندهای سازمان شبیه سازی گردد. باید توجه داشت که فقط پس از آنکه Short List مشخص گردید، معیار قیمت به فرآیند تصمیم گیری تزریق خواهد شد. با استفاده از اختلاف قیمتهای موجود بین محصولات، مباحث ارزشمندی در خلال مرحله انتخاب نهائی بوجود می آید که سرانجام منجر به انتخاب یک راه حل نرم افزاری با مناسبترین امکانات و به صرفه ترین قیمت می گردد.